Privacy statement

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in overeenstemming met de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Hierbij maken wij u erop attent dat voor diverse persoonsgegevens geen toestemming nodig is op grond van artikel 9, lid 2d van de AVG-wetgeving. Het gebruik van deze persoonsgegevens valt namelijk binnen de gerechtvaardigde activiteiten van gemeente-zijn. 

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht.

Onze gemeente verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

Ledenadministratie 

De kerkenraad houdt van de leden van de gemeente een ledenadministratie bij. Het gaat om de persoonsgegevens van belijdende leden, doopleden en geboorteleden, zoals geregeld in artikel 2 van Ordinantie 2 van de Hersteld Hervormde Kerk (register van de gemeenteleden).

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om zich als christelijke gemeente te kunnen organiseren. In dat kader is het nodig de leden te kunnen registreren en is het op basis van de AVG ook specifiek toegestaan dat kerken binnen de eigen gemeente persoonsgegevens mogen delen, bijvoorbeeld ten aanzien vam het pastoraat, verenigingswerk, enzovoort. De ledenadministratie bevat de volgende persoonsgegevens: 

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats
• geslacht
• burgerlijke staat
• geboortedatum en geboorteplaats
• het feit van doop (met kerkelijke gemeente en datum)het feit van belijdenis des geloofs (met kerkelijke gemeente en datum)
• het feit van kerkelijke huwelijksbevestiging en de huwelijksdatum
• overkomst uit een andere kerkgemeenschap met datum
• het onderling gezinsverband van geregistreerden op één adres.
• datum van overlijden
• datum vertrek naar het buitenland
• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap 
• de aard van de verbondenheid met de gemeente (dooplid/lid/meelevend). 

Voor de bewaartermijnen, zie onderaan de privacyverklaring. 

Hulpvraag diaconie en Hervormde Vrouwendienst

De gemeente heeft als een van haar taken het omzien naar hulpbehoevenden. De diaconie maakt hierbij ook gebruik van de leden van de Hervormde Vrouwendienst (HVD). Voor meer informatie zie hierbij de webpagina van de HVD. 

Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats
• geslacht
• leeftijd
• e-mailadres
• telefoonnummer
• financiële gegevens van de hulpaanvrager (niet bij HVD)
• bankrekeningnummer (niet bij HVD)
• reden voor de hulp en persoonlijke omstandigheden relevant voor de hulp. Ingeval van HVD is dit: allergieën, huisdieren, rokers, autobezit en overige persoonlijke voorkeuren. 
• afspraken over de hulp

De gegevens worden verzameld op basis van uw toestemming. De gegevens worden verwijderd uit de administratie zodra de hulpbehoevende de gemeente heeft verlaten, of is overleden. Sommige casussen kunnen als uitzondering op deze regel ter lering (geanonimiseerd) langer bewaard blijven.

Persoonsgegevens ambtsdragers en andere vrijwilligers

Om een toegankelijke gemeente te zijn, publiceren we op deze website persoonsgegevens van ambtsdragers, kerkvoogden en andere vrijwilligers. Wij doen dit alleen als het nodig is voor de uitoefening van hun functie in de gemeente en maken hierin een zorgvuldige afweging. Door de publicatie van hun persoonsgegevens zijn de personen makkelijk te benaderen. De gegevens worden verzameld op basis van het gerechtvaardigd belang van de gemeente om als open gemeente te kunnen functioneren. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats
• e-mailadres
• kerkelijk ambt/functie

De persoonsgegevens blijven gepubliceerd zolang de persoon het ambt bekleedt dan wel in functie is. Daarna worden ze van de website verwijderd.

Contactformulier website

Op deze website is een contactformulier te vinden. Bezoekers van de website kunnen hier contact opnemen en een vraag stellen. Via het contactformulier worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• e-mailadres
• uw opmerking

De persoonsgegevens worden gebruikt op basis van uw toestemming. Het doel is om met u in contact te komen. De persoonsgegevens worden verwijderd zodra uw vraag naar tevredenheid is beantwoord.

Cookies

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schijf van uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen. Met cookies kan informatie worden verzameld over uw websitebezoek, het functioneren van deze website of over uw apparatuur. Het gaat daarbij om gegevens als uw IP-adres, het door u gebruikte webbrowsertype en het surfgedrag. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en worden gebruikt om onze website te verbeteren. Er vindt geen profilering plaats. Meer informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser. 

Camerabeelden 

De gemeente gebruikt rond haar gebouwen camera’s om te filmen wat er gebeurt. Op de beelden kunnen mensen zichtbaar in beeld verschijnen. Deze gegevens zijn privacygevoelig en wij beschermen deze natuurlijk zo goed mogelijk. De gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om haar gebouwen en mensen te beschermen door cameratoezicht. 

Bulletin

Om (doop)leden van de gemeente op de hoogte te houden van de activiteiten, publiceert de gemeente een bulletin. Er worden in het bulletin gegevens van zieke personen vermeld. Het bulletin is uitsluitend bedoeld voor de eigen leden van de gemeente. Er worden in het bulletin persoonsgegevens vermeld ten aanzien van voorbede en dankzegging. Dit gaat in overleg met de pastorant.

De gemeente publiceert het bulletin op basis van haar gerechtvaardigd belang een christelijke gemeente te zijn waarin leden met elkaar kunnen meeleven. 

In de kerkbode- en/of nieuwsbrief kunnen de volgende persoonsgegevens worden vermeld: 

• geboorte
• ziekte
• overlijden
• huwelijksjubileum
• verjaardagen
• nieuwe leden
• verhuizing
• onttrekking leden
• doop
• belijdenis
• huwelijk
• anders, namelijk……..

De wekelijkse kerkbode (het bulletin) verschijnt:

• digitaal, per mail verstuurd naar de leden

In het geval in de kerkbode en/of nieuwsbrief gegevens over ziekte van een gemeentelid worden vermeld, heeft de gemeente hiervoor toestemming gekregen van de betrokkene.

In het geval u als (doop)lid bezwaar heeft tegen vermelding van andere hierboven genoemde persoonsgegevens in de kerkbode en/of nieuwsbrief, kunt u dit bij de kerkenraad/de betreffende contactpersoon kenbaar maken.

Administratie activiteiten in de gemeente

Via deze website of via e-mail kunt u zich aanmelden voor activiteiten die in de gemeente worden georganiseerd. Persoonsgegevens die daarvoor worden verwerkt zijn uw naam en e-mailadres en mogelijk andere aanvullende gegevens. Deze persoonsgegevens worden niet aan derden doorgespeeld of gebruikt voor commerciële doeleinden. Na afloop van de activiteit worden deze persoonsgegevens verwijderd.

Foto’s kerkelijke activiteiten 

Regelmatig plaatst de gemeente foto’s van kerkelijke activiteiten op haar website en op de Facebookpagina van de gemeente. 

Alle foto’s worden vooraf gescreend. Bij publicatie van foto’s geldt een zekere terughoudendheid. Zo wordt er bijvoorbeeld gelet op de compositie van de foto en hoe individuele personen erop staan. Dit laatste is een subjectief oordeel en daarom kunt u altijd bezwaar maken tegen plaatsing. Te plaatsen foto’s bevatten geen namen die herleid kunnen worden tot een persoon. Aan personen die herkenbaar in beeld komen wordt toestemming gevraagd, voordat de foto op de website wordt gepubliceerd. 

Uitzending kerkdiensten

Om leden in staat te stellen kerkdiensten op afstand mee te maken, zendt de gemeente de diensten online uit. De gemeente doet dit op grond van haar gerechtvaardigde activiteiten. Het is belangrijk om samen één gemeente te zijn, ook als mensen op afstand verbonden zijn via de gemeente. Zo vergroten we de betrokkenheid van gemeenteleden die niet meer zelf aanwezig kunnen zijn en kunnen de leden naar elkaar omzien en hen opdragen aan God. 

Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

De impact op uw privacy beperken we omdat we de camerapositie alleen richten op het liturgisch centrum. Bij het Heilig Avondmaal wordt de camerapositie juist niet gericht op het liturgisch centrum. De uitzendingen worden deels (alleen de preek) gearchiveerd en kunnen teruggeluisterd worden via het internet of teruggekeken worden via YouTube.

Online uitzendingen van kerkdiensten vinden plaats:

• met beeld en tevens via audio

De kerkdiensten (alleen de preek) die worden uitgezonden blijven online staan: 

• voor onbepaalde tijd

De kerkdiensten die worden uitgezonden:

• zijn voor iedereen toegankelijk via YouTube of via audio van kerkdienstgemist.

De gemeente heeft over bijzondere diensten (rouw-, trouw-, doop- en belijdenisdiensten) met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over de verwerking en registratie van de beelden.

Vrijwillige bijdrage

Om de financiële lasten van de gemeente te kunnen dragen, vragen we aan de leden een vrijwillige financiële bijdrage. Gemeenteleden kunnen de hoogte van de bijdrage zelf bepalen. De vrijwillige bijdrage is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de gemeente om van haar leden een financiële bijdrage te vragen, om zo met elkaar de lasten te kunnen dragen. Na beëindiging van het lidmaatschap, overlijden of vertrek naar een andere gemeente worden de persoonsgegevens verwijderd.

Voor de vrijwillige bijdrage worden de volgende persoonsgegevens gebruikt:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• geslacht
• adres, postcode en woonplaats
• bankrekeningnummer
• het toegezegde bedrag van de bijdrage

Voor de bewaartermijnen, zie onderaan de privacyverklaring. 

Doorgifte aan anderen

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Te denken valt aan bedrijven voor de verzorging van post en e-mails of voor internetdiensten die het administratiesysteem en de cloudopslag verzorgen. De gemeente heeft met deze derden verwerkingsovereenkomsten gesloten. De gegevens zullen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

Scipio App

De Scipio App wordt binnen onze gemeente gebruikt als gemeentegids. De ledenlijst is opgenomen in de app van Scipio. Binnen deze app worden persoonsgegevens opgeslagen. De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten. We vinden het belangrijk om gemeenteleden in staat te stellen om contactgegevens aan elkaar beschikbaar te stellen. Deze worden door jou of door de appbeheerder in de app gekoppeld. Het afschermen van persoonsgegevens kan binnen de Scipio App op een veilige manier worden ingesteld. Deze app wordt alleen beschikbaar gesteld aan de leden en wordt beveiligd met een persoonlijke cijfercode of FaceID. 

Binnen de Scipio App worden de volgende persoonsgegevens gebruikt:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• geslacht
• adres, postcode en woonplaats
• e-mailadres
• telefoonnummers
• foto’s (optioneel voor gebruiker). 

Voor de bewaartermijnen, zie onderaan de privacyverklaring. 

Overige aangelegenheden

Jaarlijkse evaluatie en wijzigingen

Het privacybeleid en dit privacystatement worden jaarlijks besproken binnen de kerkvoogdij en aangepast naar de actuele situatie. 

De kerkvoogdij behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Een herziene versie zal op de website worden geplaatst (met vermelding in het bulletin), waarbij duidelijk zal worden vermeld welke belangrijke wijzigingen zijn doorgevoerd. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Datalek

Een datalek treedt op wanneer de beveiliging van persoonsgegevens wordt geschonden, wat kan resulteren in ongeoorloofde toegang, vernietiging, wijziging, verlies of onbedoelde openbaarmaking van persoonsgegevens. Onder een datalek valt dus niet alleen het daadwerkelijk vrijkomen/lekken en verwerken van persoonsgegevens, maar ook als de mogelijkheid daartoe aanwezig is.

Meldplicht datalek

De gemeente is verplicht om een datalek te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In sommige gevallen moet de gemeente het datalek ook melden aan alle betrokkenen, d.w.z. de mensen van wie de gegevens zijn gelekt. De landelijke organisatie van de HHK heeft een stappenplan opgesteld en wij zullen dit volgen ingeval van een datalek. 

Incident melden

Heb je (een vermoeden van) een datalek, meld dit dan direct bij de contactpersoon AVG, zie voor contactgegevens onderaan deze pagina. 

Bewaartermijnen

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

Rechten

U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt en met welk doel
• inzage krijgen in de persoonsgegevens die we over u hebben
• het laten corrigeren van fouten
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• een eerder gegeven toestemming intrekken
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens

Uw verzoek wordt zo spoedig mogelijk afgehandeld, uiterlijk binnen vier weken nadat het verzoek bij ons is binnengekomen.
U kunt uw verzoek indienen bij de contactpersoon die onderaan dit privacy statement staat vermeld. Mocht uw verzoek gaan over de ledenadministratie, dien dan uw verzoek in bij de kerkvoogdij (kerkvoogdij@hhgapeldoorn.nl) .

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, proberen we er uiteraard samen uit te komen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u alle informatie hoe u een klacht kunt indienen.

Vragen?

Heeft u vragen over het gebruik van (uw) persoonsgegevens? Of wilt u bezwaar maken tegen een geplaatste foto waarop u zichtbaar bent? 

Onze contactpersoon AVG is bereikbaar per e-mail op kerkvoogdij@apeldoorn.nl voor al uw vragen en verzoeken. 

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hierboven.